Privacyverklaring

Versie 1.3 · 6 oktober 2026 · Axi Legal B.V. · Baarn, Nederland

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Bij Contract Review verwerkt Axi Legal persoonsgegevens in beginsel als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor de uitvoering, beveiliging en administratie van haar eigen dienstverlening.

Bij andere opdrachten wordt de privacyrechtelijke rol bepaald door de feitelijke verwerking. Voor zover Axi Legal persoonsgegevens uitsluitend namens en volgens instructies van een klant als verwerker verwerkt, worden vóór die verwerking passende verwerkersafspraken gemaakt.

2. Wanneer verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer u onze website bezoekt, contact opneemt, een offerte of opdracht aanvraagt, een Contract Review bestelt, namens een zakelijke relatie met ons communiceert, of wanneer persoonsgegevens voorkomen in documenten en informatie die in het kader van een opdracht aan ons worden verstrekt.

3. Welke gegevens?

• naam, functie, bedrijfsnaam en zakelijke contactgegevens;
• adres-, factuur- en betaalgegevens;
• order-, checkout- en acceptatiegegevens, waaronder de overeengekomen scope, prijs, toepasselijke voorwaarden, versies en bewijsgegevens;
• correspondentie en instructies;
• contracten, bijlagen en andere documenten die voor een opdracht worden aangeleverd;
• persoonsgegevens die in zulke documenten of correspondentie voorkomen;
• door Axi Legal opgestelde rapporten, analyses en andere Deliverables voor zover daarin persoonsgegevens staan;
• technische, beveiligings- en gebruiksgegevens die noodzakelijk zijn voor de werking, beveiliging, kwaliteitsbewaking en analyse van onze website, orderflow en systemen.

Wij vragen niet om bijzondere persoonsgegevens tenzij deze voor de opdracht noodzakelijk zijn of door de klant zelf worden verstrekt. De klant wordt verzocht niet meer persoonsgegevens aan te leveren dan voor de opdracht nodig is.

4. Herkomst

Wij ontvangen gegevens rechtstreeks van betrokkenen, van de organisatie waarvoor zij werken, van klanten die informatie of documenten aanleveren, van leveranciers en professionele adviseurs en uit openbare zakelijke bronnen. Wanneer gegevens niet rechtstreeks van de betrokkene afkomstig zijn, gaat het doorgaans om zakelijke contactgegevens en persoonsgegevens die voorkomen in contracten, correspondentie of andere opdrachtdocumentatie.

5. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens voor het beantwoorden van vragen, het voorbereiden en uitvoeren van overeenkomsten, het uitvoeren en administreren van Contract Reviews en andere juridische dienstverlening, facturatie en betaling, beveiliging, het beheren van zakelijke relaties, het meten en verbeteren van de werking van onze website en orderflow, het voldoen aan wettelijke verplichtingen en het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.

Afhankelijk van de verwerking baseren wij ons op de uitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregelen, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang of toestemming. Gerechtvaardigde belangen kunnen onder meer bestaan uit zakelijke communicatie, beveiliging, kwaliteitsbewaking, gebruiksanalyse en het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.

6. Ontvangers en leveranciers

Voor zover noodzakelijk kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met categorieën van ontvangers zoals IT-, hosting-, software- en cloudleveranciers, e-mail- en communicatieleveranciers, AI- en automatiseringsdiensten, planning-, boekhoud- en betaaldiensten, professionele adviseurs, verzekeraars, externe deskundigen die bij een opdracht worden betrokken en bevoegde autoriteiten.

Wanneer een leverancier persoonsgegevens uitsluitend namens Axi Legal verwerkt, worden voor zover vereist passende verwerkersafspraken gemaakt. Voor andere externe dienstverleners wordt de privacyrechtelijke rol bepaald door de feitelijke verwerking.

7. AI en automatisering

Axi Legal kan AI- en automatiseringsdiensten ondersteunend gebruiken voor onder meer analyse, structurering, redactie en kwaliteitscontrole. Axi Legal voert vertrouwelijke klantinformatie waar mogelijk niet in een AI-omgeving waarin die informatie volgens de op het account toepasselijke contractuele voorwaarden of accountinstellingen wordt gebruikt voor het trainen van algemeen beschikbare AI-modellen. Axi Legal mag op toepasselijke contractuele voorwaarden, accountinstellingen en redelijkerwijs beschikbare leveranciersinformatie vertrouwen, tenzij er concrete aanleiding is om aan de juistheid daarvan te twijfelen.

Definitieve juridische analyses, adviezen en Deliverables worden inhoudelijk door Axi Legal beoordeeld voordat zij aan de klant worden verstrekt.

8. Internationale doorgiften

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, past Axi Legal waar vereist een geldig doorgiftemechanisme en passende waarborgen toe overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving.

9. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. Voor de belangrijkste categorieën gelden in beginsel de volgende termijnen:

• onvoltooide online uploads: maximaal 24 uur nadat de upload niet tot een voltooide bestelling heeft geleid, tenzij kortere verwijdering technisch wordt uitgevoerd of langere bewaring noodzakelijk is voor beveiliging of incidentonderzoek;
• documenten aangeleverd voor een handmatige scopecontrole waarna geen opdracht tot stand komt: maximaal dertig (30) dagen nadat de scopecontrole is afgerond;
• originele inputdocumenten voor Contract Review en aanvullende input: maximaal twaalf (12) maanden na levering van de betreffende Contract Review;
• definitief reviewrapport: maximaal vijf (5) jaar na levering;
• order-, checkout-, contract- en acceptatiebewijs: in beginsel zeven (7) jaar na afronding van de betreffende opdracht, voor contractadministratie, bewijs en rechtsvorderingen;
• financiële administratie: gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn, in beginsel zeven (7) jaar;
• offertes en prospectgegevens zonder opdracht: maximaal twee jaar na het laatste inhoudelijke contact, tenzij eerder duidelijk is dat geen zakelijke relatie tot stand komt;
• zakelijke contactgegevens: gedurende de zakelijke relatie en in beginsel maximaal twee jaar na het laatste relevante contact;
• sollicitatiegegevens: maximaal vier weken na de procedure, of maximaal één jaar met toestemming;
• website-, analytics- en beveiligingsgegevens: volgens de technisch ingestelde termijn en in beginsel niet langer dan twaalf maanden, tenzij langere bewaring noodzakelijk is voor beveiligings- of incidentonderzoek;
• privacyverzoeken en incidentadministratie: voor zover noodzakelijk om afhandeling en naleving te kunnen aantonen, in beginsel maximaal vijf jaar.

Wanneer gegevens nodig zijn voor een lopend of redelijkerwijs te verwachten geschil, onderzoek, wettelijke bewaarplicht of rechtsvordering, kan de normale verwijdering voor de relevante gegevens worden opgeschort zolang dat noodzakelijk is. Een terugbetaling kan ertoe leiden dat bepaalde gegevens eerder worden verwijderd, maar verlengt een reeds geldende maximale bewaartermijn niet.

10. Beveiliging

Axi Legal treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en onrechtmatige verwerking. Nadere informatie staat in het Security & AI Statement; dat document is informatief en vormt geen zelfstandige garantie.

11. Rechten van betrokkenen

Voor zover de AVG daarin voorziet kunt u verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar, en kunt u een gegeven toestemming intrekken. Een verzoek kan worden gestuurd aan contact@axilegal.com. Wij kunnen informatie vragen om uw identiteit en de reikwijdte van het verzoek te verifiëren.

12. Cookies en cookieless analytics

Axi Legal gebruikt noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken voor de technische werking en beveiliging van de website.

Daarnaast gebruikt Axi Legal cookieless eventtracking om de werking en het gebruik van de website en orderflow te meten. Daarbij worden geen trackingcookies geplaatst en geen IP-adressen opgeslagen. De tracking is beperkt tot vooraf gedefinieerde events en product- of funnelkenmerken en bevat geen documentinhoud, bestandsnaam, bestandstype, bestandsgrootte, vrije tekst of door de gebruiker ingevoerde persoonsgegevens.

Als andere cookies of vergelijkbare technieken worden gebruikt waarvoor toestemming nodig is, wordt vooraf toestemming gevraagd en wordt deze verklaring waar nodig aangepast.

13. Klachten

Vragen of klachten kunnen worden gestuurd aan contact@axilegal.com. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd wanneer onze dienstverlening, systemen of wettelijke verplichtingen veranderen. De actuele versie wordt op de website gepubliceerd.