Hoe Axi Legal omgaat met uw documenten.

Versie juni 2026

1.Wie zit achter Axi Legal?

Axi Legal is een handelsnaam van L. Beute, eenmanszaak gevestigd te Baarn, Nederland. Het KVK-nummer wordt toegevoegd zodra beschikbaar. Contact: contact@axilegal.com.

2.Voor wie is Axi Legal bedoeld?

Axi Legal is bedoeld voor zakelijke klanten. De dienstverlening is B2B en richt zich op bedrijven die contracten, privacyvragen, HR-documenten, digitale diensten of commerciële juridische risico's willen laten beoordelen.

3.Welke documenten verwerken wij?

Voor de Contract Risk Scan verwerkt Axi Legal één contract tot maximaal 25 pagina's, inclusief relevante context die nodig is om het contract goed te beoordelen.

Stuur geen onnodige bijzondere persoonsgegevens mee, zoals medische gegevens, gegevens over gezondheid, strafrechtelijke gegevens, religie, politieke opvattingen of andere gevoelige informatie, tenzij dit strikt noodzakelijk is voor de beoordeling en u bevoegd bent deze gegevens te delen.

4.Hoe levert u documenten aan?

Na intake ontvangt u instructies voor aanlevering. Documenten kunnen voorlopig per e-mail worden aangeleverd. In de toekomst kan Axi Legal gebruikmaken van een beveiligde uploadlink. Stuur via het contactformulier geen contractdocumenten of vertrouwelijke informatie mee.

5.Hoe gebruiken wij AI?

Axi Legal gebruikt AI als ondersteunend hulpmiddel bij analyse, structurering, risicosignalering en conceptteksten. AI vervangt de juridische beoordeling niet. Iedere betaalde analyse wordt menselijk juridisch gecontroleerd voordat deze naar de klant gaat. Klantdocumenten worden niet gebruikt voor publieke AI-modeltraining.

6.Welke AI-omgeving gebruiken wij?

Axi Legal gebruikt professionele, zakelijke AI-omgevingen (waaronder ChatGPT Team en Claude), zo geconfigureerd dat klantdocumenten niet worden gebruikt voor publieke AI-modeltraining. Waar van toepassing sluit Axi Legal verwerkersovereenkomsten met leveranciers af. Axi Legal claimt op dit moment geen volledige Europese data residency, tenzij dit afzonderlijk is bevestigd op basis van de gekozen toolconfiguratie.

7.Welke leveranciers gebruiken wij?

Axi Legal maakt gebruik van professionele leveranciers voor websitehosting, formulierverwerking, e-mail, AI-ondersteuning, betaling, opslag en administratie. Dit zijn onder meer Netlify (hosting), Formspree (formulierverwerking), e-mailprovider, ChatGPT Team en Claude (AI-ondersteuning), Mollie of Stripe (betaling) en OneDrive en lokale beveiligde opslag. Een actuele subverwerkerslijst is op verzoek beschikbaar.

8.Hoe lang bewaren wij documenten?

Contractdocumenten worden uiterlijk 30 dagen na oplevering verwijderd, tenzij langere bewaring noodzakelijk is vanwege een wettelijke verplichting, een lopend geschil, bewijspositie of schriftelijke afspraak.

Rapporten worden bewaard voor administratie, bewijs en klantrelatie, met een maximale bewaartermijn van 3 maanden na oplevering, tenzij langere bewaring noodzakelijk is vanwege een wettelijke verplichting, geschil of schriftelijke afspraak. Facturen en financiële administratie worden bewaard volgens wettelijke bewaarplichten.

9.Welke beveiligingsmaatregelen nemen wij?

Axi Legal neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

1. gebruik van zakelijke tools waar mogelijk;
2. beperking van toegang tot klantdocumenten;
3. sterke wachtwoorden en waar beschikbaar tweefactorauthenticatie;
4. vertrouwelijke behandeling van documenten;
5. geen onnodige verspreiding van documenten;
6. gebruik van professionele AI-instellingen en verwerkersovereenkomsten waar beschikbaar;
7. verwijdering van contractdocumenten na afloop van de bewaartermijn;
8. beperking van lokale opslag tot wat noodzakelijk is;
9. regelmatige controle van privacy-instellingen en gebruikte leveranciers.

10.Verwerkersvoorwaarden

Voor zakelijke klanten zijn de verwerkersvoorwaarden opgenomen in Bijlage 1 bij onze algemene voorwaarden. Door het geven van de opdracht of het betalen van de Contract Risk Scan accepteert u ook deze verwerkersvoorwaarden. Een kopie kan op verzoek separaat worden toegestuurd via contact@axilegal.com.